Laut aktuellem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland die technischen Voraussetzungen zum Arbeiten mit der E-Rechnung schaffen. Es reicht deshalb nicht aus, das Mandanten eine E-Rechnung nur annehmen können.

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (xml-Datei) vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei wird zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschiede

Die bisher in Deutschland etablierten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind dafür weiterhin geeignet. Jedoch bringt das in der Praxis sehr beliebte ZUGFeRD-Format zwischenzeitlich diverse bekannte Risiken mit. Bei teilweise über 70% der im Umlauf befindlichen ZUGFeRD-Dateien ergeben sich nämlich Abweichungen zwischen PDF und XML-Datei. Unternehmen müssen daher eingehende ZUGFeRD-Rechnungen validieren, da gesetzlich nur aus der XML-Datei der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt eine der bedeutendsten Veränderung im deutschen Rechnungswesen dar und erfordert trotz Übergangsregelungen eine frühzeitige Anpassung der technischen und organisatorischen Prozesse.

Da ab dem 01.01.2027 bereits ein Großteil der Unternehmen in Deutschland verpflichtet werden, auch auf der Ausgangsseite xml-Dateien zu versenden, drängt nun die Zeit